تدارکات چیست؟انواع ، فرآیندها و فناوری

ابی جنکینز |مدیر بازاریابی محصول

خرید تقریباً تا زمانی که تجارت وجود داشته باشد ، بخشی حیاتی و معامله ای در انجام تجارت بوده است. اگرچه روزهای ردیابی خریدها در کتیبه های پاپیروس طولانی است ، اما روند انتخاب دقیق و خرید کالاها و خدمات مورد نیاز برای عملیات تجاری روزانه مانند همیشه مهم است. با این امکان که شرکت بتواند با کمترین هزینه تجهیزات مورد نیاز خود را به طور قابل اعتماد دریافت کند ، تهیه می تواند مستقیماً روی خط پایین تأثیر بگذارد.

تدارکات چیست؟

تدارکات شامل طیف وسیعی از فعالیت های درگیر در بدست آوردن کالا یا خدمات است. هدف از تهیه چیست؟به طور کلی ، تیم های تدارکاتی برای به دست آوردن لوازم با قیمت رقابتی که بیشترین ارزش را ارائه می دهند ، تلاش می کنند. با این حال ، همه شرکت ها تدارکات را به همان روش تعریف نمی کنند. بسیاری از شرکت ها فکر می کنند که تهیه شامل کلیه مراحل ، از جمع آوری الزامات تجاری و تهیه منابع تأمین کننده گرفته تا پیگیری دریافت کالا و به روزرسانی شرایط پرداخت ، در حالی که برخی دیگر تهیه را به عنوان طیف وسیعی از فعالیت ها ، مانند صدور سفارش خرید و پرداخت پرداخت می کنند.

غذای اصلی

• تهیه یک کارکرد مهم تجاری است. هنگامی که به طور کارآمد و به خوبی انجام می شود ، می تواند به افزایش سودآوری تجارت شما کمک کند.
• این شامل طیف وسیعی از فعالیت ها در به دست آوردن کالا و خدمات ، از جمله منابع ، مذاکره ، انجام خرید ، ردیابی هنگام دریافت منابع و حفظ سوابق است.
• مهم است که به طور مداوم نظارت و ارزیابی روند تهیه برای بهبود هرگونه نقاط ضعف یا ناکارآمدی.
• فناوری می تواند با اتوماسیون و ردیابی فرآیندهای تهیه ، هزینه خرید و سربار اداری را کاهش دهد.

تهیه توضیح داده شده است

به طور سنتی ، برخی از مشاغل از اصطلاح تهیه مترادف با خرید استفاده کرده اند. اما اکنون ، خرید اغلب فقط به عنوان یک مرحله در یک فرآیند بزرگتر و استراتژیک تر تهیه می شود. بنابراین ، تهیه دقیقاً چیست؟

تدارکات شامل هر فعالیتی است که در دستیابی به کالاها و خدمات شرکت برای پشتیبانی از عملیات روزانه خود ، از جمله منابع ، مذاکره در مورد شرایط ، خرید کالاها ، دریافت و بازرسی کالاها در صورت لزوم و نگه داشتن سوابق کلیه مراحل موجود در این فرآیند شامل می شود.

چرا تدارکات در تجارت مهم است؟

تهیه یک گام مهم در درک زنجیره های عرضه است ، زیرا به یک شرکت کمک می کند تا تأمین کنندگان قابل اعتماد را پیدا کند که بتواند کالاها و خدماتی با قیمت رقابتی را ارائه دهد که مطابق با نیاز شرکت باشد. این موردی است که این شرکت به دنبال مواد اولیه برای تولید ، ارائه دهنده خدمات بازاریابی یا لوازم اداری جدید است.

به عنوان مثال ، اگر یک شرکت به یک تأمین کننده جدید برای ارائه خدمات در حال انجام برای یک دوره نامشخص - مانند راه حل امنیت ایمیل - نیاز دارد - روند تهیه به شرکت کمک می کند تا تأمین کننده را انتخاب کند که به بهترین وجه تمام نیازهای تجارت را با قیمت مناسب برآورده کند. بشراین تجارت را قادر می سازد تا از هدر رفتن وقت ، پول و منابع ارزشمند برخورد با یک تأمین کننده ناکافی جلوگیری کند.

به حداقل رساندن هزینه یکی از جنبه های مهم بهبود فرآیندهای تهیه شما است. اما شناسایی تأمین کننده هایی که کیفیت کالاها و خدماتی را که شرکت به آن نیاز دارد ارائه می دهد و توانایی ارائه قابل اعتماد و سابقه ای برای انجام این کار نیز ضروری است.

انواع تدارکات

تهیه را می توان از چند طریق طبقه بندی کرد. بسته به نحوه استفاده شرکت از کالاهای تهیه شده ، می توان آن را به عنوان تهیه مستقیم یا غیرمستقیم طبقه بندی کرد. همچنین می توان بسته به مواردی که تهیه می شود ، به عنوان کالا یا تهیه خدمات طبقه بندی شود.

• تهیه مستقیم به به دست آوردن هر چیزی که برای تولید یک محصول نهایی لازم است اشاره دارد. برای یک شرکت تولیدی ، این شامل مواد اولیه و مؤلفه ها است. برای یک خرده فروش ، شامل مواردی است که از یک عمده فروش برای فروش مجدد به مشتریان خریداری شده است.
• تهیه غیرمستقیم به طور معمول شامل خرید مواردی است که برای عملیات روزانه ضروری است اما مستقیماً به خط پایین شرکت کمک نمی کند. این می تواند شامل هر چیزی از لوازم اداری و مبلمان گرفته تا تبلیغات تبلیغاتی ، خدمات مشاوره و نگهداری تجهیزات باشد.
• تهیه کالاها تا حد زیادی به تهیه کالاهای فیزیکی اشاره دارد ، اما می تواند مواردی مانند اشتراک نرم افزار را شامل شود. تهیه کالاهای مؤثر به طور کلی به شیوه های خوب مدیریت زنجیره تأمین متکی است. این ممکن است شامل تهیه مستقیم و غیرمستقیم باشد.
• تهیه خدمات بر خرید خدمات مبتنی بر افراد متمرکز است. بسته به شرکت ، این ممکن است شامل استخدام پیمانکاران انفرادی ، کار مشروط ، موسسات حقوقی یا خدمات امنیتی در محل باشد. این ممکن است شامل تهیه مستقیم و غیرمستقیم باشد.

انواع تدارکات

چگونه تهیه کار می کند

فرآیند تهیه به طور کلی شامل چندین مرحله است. این تجارت کالاها و یا خدماتی خاص را که به آن نیاز دارد شناسایی می کند ، منابع تأمین کننده ای را که به شرکت کمک می کند تا به اهداف تجاری خود کمک کنند ، شرایط و هزینه ها را مذاکره می کند و سپس موارد مربوطه را خریداری و دریافت می کند.

یک شرکت کوچک ممکن است فقط یک نفر داشته باشد که کلیه کالاها و خدمات را تهیه کند. شرکت های بزرگتر ممکن است تیمی از افراد متخصص در برخورد با تأمین کنندگان مختلف یا حمایت از گروه های خاص تجاری داخلی داشته باشند. برای برخی از موارد ، ممکن است این تیم برای تعیین نیازهای کلی شرکت از چندین گروه تجاری مختلف استفاده کند.

یادآوری این نکته حائز اهمیت است که تهیه شامل یک سری اعمال جدا شده نیست - این یک روند مداوم است. به عنوان مثال ، مشاغل به طور کلی هدف ایجاد روابط با تأمین کنندگان کلیدی برای کمک به به دست آوردن بهترین خدمات و کمترین هزینه های ممکن است که در نهایت به حاشیه سود بالاتر تبدیل می شود. شرکت ها همچنین ممکن است نیاز به انجام چک های تضمین کیفیت منظم و تجزیه و تحلیل عملکرد داشته باشند تا اطمینان حاصل شود که تأمین کنندگان به طور مداوم انتظارات را برآورده می کنند.

9 مرحله در فرآیند تهیه

فرآیندهای تهیه بسته به ساختار و نیازهای هر شرکت بسیار متفاوت است ، اما به طور کلی شامل نه مرحله اصلی زیر است:

1. مشخص کنید که کالاها و خدمات شرکت به آن نیاز دارند. اول ، یک تجارت باید نیازهای خود را برای یک مورد خاص یا یک سرویس شناسایی کند. این ممکن است مورد جدیدی باشد که شرکت قبلاً خریداری نکرده است ، بازپرداخت کالاهای موجود یا تجدید اشتراک. این مرحله به طور معمول مستلزم ترسیم جزئیات مربوط به اطلاعات مربوط به تجارت ، مانند مشخصات فنی دقیق ، مواد ، شماره های قسمت یا ویژگی های خدمات است. در این مرحله ، ایده خوبی است که با کلیه ادارات تجاری تحت تأثیر تصمیم خرید برای اطمینان از موارد تهیه شده به طور دقیق نیازهای هر بخش مشورت کنید.

2. درخواست خرید را ارسال کنید. هنگامی که یک کارمند یا گروه تجاری نیاز به تهیه مقدار قابل توجهی از منابع یا خدمات جدید دارد ، آنها یک درخواست خرید رسمی (که به عنوان یک مورد نیاز خرید نیز شناخته می شود) ایجاد می کنند. درخواست خرید به شرکت اطلاع می دهد که نیاز به وجود دارد ، معمولاً از طریق مدیران بخش ، خرید کارمندان یا تیم مالی ، و همچنین مشخصاتی از قبیل قیمت ، زمان مورد نیاز ، کمیت و سایر موارد مهم برای تیم خرید را باید در نظر داشته باشید. وزارتخانه نظارت بر خرید می تواند درخواست خرید را تأیید یا انکار کند. در صورت تصویب ، تیم تدارکات می تواند با انتخاب یک فروشنده و خرید اقدام کند.

3. فروشندگان را ارزیابی و انتخاب کنید. با داشتن لیست مشخصی از الزامات و درخواست خرید تأیید شده ، اکنون زمان یافتن بهترین فروشنده و ارسال درخواست نقل قول (RFQ) است - این همان چیزی است که تیم خرید برای دریافت نقل قول به تأمین کنندگان بالقوه می فرستد - این استمهم است که تا حد امکان دقیق باشید تا بتوانید سیب را با سیب مقایسه کنید. ارزیابی فروشنده باید نه تنها بر هزینه بلکه بر شهرت ، سرعت ، کیفیت و قابلیت اطمینان نیز متمرکز شود. بسیاری از شرکت ها اخلاق و مسئولیت اجتماعی را نیز در نظر می گیرند ، زیرا تدارکات اغلب با هویت شرکت ها در هم تنیده است. به عنوان مثال ، یک خرده فروش که به پایداری افتخار می کند ، می تواند از همکاری با تأمین کنندگان مسئول محیط زیست بهره ببرد.

4- مذاکره در مورد قیمت و شرایط. بهترین روش مشترک این است که حداقل قبل از تصمیم گیری ، حداقل سه نقل قول از تأمین کنندگان دریافت کنید. هر نقل قول را با دقت بررسی کنید و در صورت امکان مذاکره کنید. اگر نیاز به دور شدن از معامله دارید ، مطمئن باشید که گزینه های جایگزین مشخصی دارید. پس از توافق نامه نهایی ، حتماً آنها را کتبی دریافت کنید.

5- سفارش خرید ایجاد کنید. سفارش خرید (PO) را پر کرده و آن را به تأمین کننده ارسال کنید. PO باید به اندازه کافی مفصل باشد تا خدمات دقیق یا کالاهای مورد نیاز را شناسایی کند و تأمین کننده را قادر به پر کردن سفارش کند.

6. کالاهای تحویل شده را دریافت و بازرسی کنید. تحویل هرگونه خطا یا خسارت را با دقت بررسی کنید. اطمینان حاصل کنید که همه چیز همانطور که در PO مشخص شده است تحویل داده می شود و کیفیت آن از انتظارات برخوردار یا فراتر می رود.

7. انجام تطبیق سه طرفه. حساب های قابل پرداخت باید با مقایسه سفارش خرید ، دریافت سفارش یا لیست بسته بندی و فاکتور ، تطبیق سه طرفه را انجام دهند. هدف اطمینان از کالا یا خدمات دریافت شده با سفارش خرید و جلوگیری از پرداخت فاکتورهای غیرمجاز یا نادرست است. قبل از ترتیب پرداخت ، هرگونه اختلاف بین سه سند را برجسته کرده و مشکلات را حل کنید.

8- فاکتور را تأیید کرده و پرداخت کنید. اگر مسابقه سه طرفه دقیق است ، فاکتور را تأیید و پرداخت کنید. مشاغل باید تلاش کنند تا از طریق حساب های قابل پرداخت ، یک فرآیند پرداخت فاکتور ثابت داشته باشند که بررسی می کند که پرداخت ها با مبلغ فاکتور و تاریخ موعد مطابقت دارند. یک فرآیند استاندارد می تواند به اطمینان حاصل شود که فاکتورها همیشه به موقع پرداخت می شوند ، که می تواند از هزینه های دیررس جلوگیری کند و روابط خوبی را با تأمین کنندگان برقرار کند.

9. ضبط. حفظ سوابق مربوط به کل فرآیند تهیه ، از درخواست های خرید گرفته تا مذاکرات قیمت ، فاکتورها ، رسیدها و همه چیز در بین مهم است. این سوابق ممکن است به دلایل مختلف مفید باشد. آنها به شرکت کمک می کنند تا در آینده کالاها را با قیمت مناسب مرتب کنند و همچنین به فرآیندهای حسابرسی و محاسبه مالیات کمک کنند. سوابق روشن و دقیق همچنین می تواند به حل و فصل هرگونه اختلاف بالقوه کمک کند.

مراحل تهیه

نه مرحله اصلی فرآیند تهیه نیز در سه مرحله مجزا قابل تصور است: مرحله منابع ، مرحله خرید و مرحله دریافت.

• مرحله منابع: این مراحل اولیه را که در آن تجارت نیازهای خود را مشخص می کند ، شامل درخواست خرید می شود و فروشندگان را ارزیابی می کند. حتی پس از اتمام مراحل اولیه منابع اولیه ، ایجاد روابط محکم با تأمین کنندگان یک عمل خوب است. آنها می توانند زمینه هایی را برای تأمین کنندگان برای یادگیری از شرکا ، بهبود محصولات و فرایندها و توسعه اعتماد ایجاد کنند.
• مرحله خرید: این مرحله شامل شرایط مذاکره ، ایجاد سفارش و دریافت و بازرسی از کالاها و خدمات است.
• مرحله پرداخت: حساب های قابل پرداخت برای اطمینان از سفارش و دقت فاکتور ، تطبیق سه طرفه را انجام می دهند. سپس می توان فاکتور را تصویب کرد و پرداخت ترتیب داده می شود. سوابق کلیه فاکتورها ، سفارشات و پرداخت ها باید نگه داشته و با دقت نگهداری شود.

چرخه عمر تهیه

سازمانها معمولاً مراحل مربوط به فرآیند تهیه را به عنوان یک چرخه زندگی می دانند. این دیدگاه یادآوری می کند که تمام کارها و مراحل موجود در فرآیند تهیه با هم همپوشانی دارند و به یکدیگر متکی هستند و روند مداوم است. یک چرخه زندگی با دقت فکر شده همچنین ادغام بین فرآیند و تجارت را به طور کلی تشخیص می دهد ، از جمله نیاز به هماهنگی با قوانین و رویه های شرکت موجود در زمینه مناطقی مانند بودجه. این فرایند همیشه خطی نیست و گاهی اوقات باید تنظیماتی انجام شود تا یک زنجیره تأمین دیجیتال پویا با تغییر تأمین کنندگان ، در دسترس بودن و هزینه ها حساب شود.

سه مؤلفه تهیه

سه مؤلفه اصلی با هم کار می کنند تا روند تهیه این کار اتفاق بیفتد: افراد ، فرآیند و مدارک.

• مردم: مردم به طور کلی مسئول شروع یا مجوز هر مرحله از روند تهیه هستند. علاوه بر متخصصان تهیه ، افراد درگیر شامل سایر ذینفعان مانند حساب های قابل پرداخت و گروه های تجاری هستند که درخواست کالا و خدمات می کنند. تعداد افراد درگیر اغلب به ارزش کالاها و خدمات بستگی دارد. ذینفعان بیشتر ممکن است در تعیین و تأیید خریدهای با ارزش بالا نقش داشته باشند.
• فرآیند: یک فرایند تهیه مؤثر می تواند با کاهش هزینه ها و اطمینان از رسیدن منابع در هنگام نیاز به مشاغل ، به یک شرکت کمک کند. یک فرآیند طراحی شده و روشمند به ارتقاء دقت و به موقع کمک می کند زیرا هر شخص درگیر دقیقاً می داند که چه چیزی برای انجام آنها نیاز دارند و مدت زمان لازم برای انجام کارها را دارند. در مقابل ، یک فرآیند تهیه بی نظم منجر به ناکارآمدی و خطاهای بالقوه پرهزینه می شود. به عنوان مثال ، پرداخت های بیش از حد می توانند بر خط پایین تأثیر بگذارند ، در حالی که پرداخت های دیررس بر روابط با تأمین کنندگان تأثیر منفی می گذارد.
• مستندات: حفظ سوابق برای هر مرحله از فرآیند تهیه و اطمینان از در دسترس بودن آنها مهم است. این سوابق به عنوان فروشگاهی از دانش سازمانی در مورد شرایط پرداخت و عملکرد تأمین کننده عمل می کند و به تجارت کمک می کند تا یک فرآیند تهیه کارآمد را حفظ کند - حتی اگر کارکنان تهیه با گذشت زمان تغییر کنند. در مورد حسابرسی یا اختلاف ، یک تجارت باید به راحتی بتواند از طریق هر مرحله از فرآیند تهیه ، کاغذ یا دنباله الکترونیکی را دنبال کند.

تهیه ، خرید و زنجیره تأمین: تفاوت چیست؟

اصطلاحات تهیه ، خرید ، تهیه و زنجیره تأمین اغلب به صورت متناوب استفاده می شود. با این حال ، تفاوت های مهمی بین آنها وجود دارد.

• تهیه در مقابل خرید: اگر خرید شامل خرید است ، ممکن است تعجب کنید: تفاوت بین خرید و تهیه چیست؟پاسخ این است که خرید در واقع معامله ای است ، با تمرکز بر مدیریت سفارشات خاص برای تأمین نیازهای شرکت. تهیه مجموعه ای از فرآیندهای بسیار گسترده تر و پیچیده تر ، از جمله ایجاد و حفظ روابط تأمین کننده است. راه دیگر برای فکر کردن در مورد تفاوت بین خرید و تهیه این است که تهیه یک رویکرد پیشگیرانه است که با تجزیه و تحلیل نیازهای شرکت شروع می شود ، در حالی که خرید یک رویکرد واکنشی است - صرفاً با تمرکز بر به دست آوردن آنچه شرکت قبلاً تصمیم گرفته است.
• تهیه در مقابل منابع: منابع ، مانند خرید ، تنها بخشی از فرآیند تهیه کلی است. Sourcing مرحله اولیه چرخه تهیه است. این شامل فعالیت هایی مانند شناسایی و ارزیابی تأمین کنندگان بالقوه کالاها یا خدمات ، مذاکره در مورد شرایط و انتخاب فروشندگانی است که به بهترین وجه نیاز شرکت را برآورده می کند.
• تدارکات در مقابل زنجیره بالایی: تهیه یک جنبه از مدیریت زنجیره تأمین را پوشش می دهد. تهیه شامل منابع ، به دست آوردن و پرداخت کالا و خدمات است. مدیریت زنجیره تأمین همچنین تدارکات موجود در به دست آوردن کالاها ، مانند حمل و نقل و مدیریت انبار و همچنین تبدیل کالاهای تهیه شده به محصولات و توزیع آنها را به مشتریان ، پوشش می دهد.

تهیه ، خرید و زنجیره تأمین: تفاوت چیست؟

اصول تدارکات

در سازمان های بخش دولتی ، فرایند تهیه به طور کلی شبیه به فرایند در سازمان های بخش خصوصی است-اما با چند تفاوت مهم. از آنجا که افراد درگیر بودجه عمومی را اداره می کنند ، آنها به طور کلی باید در طی فرآیند تهیه از اصول سختگیرانه پیروی کنند. این اصول را می توان به عنوان یک کد اخلاقی رفتار در نظر گرفت که کارمندان دولتی را برای خرید آنها پاسخگو می داند. برخی از اصول نیز ممکن است برای سازمان های بخش خصوصی مفید باشد.

اصول بسته به سازمان تا حدودی متفاوت است. در اینجا هفت مورد از رایج ترین اصول تهیه:

1. ارزش پول: سازمان باید هنگام تهیه کالاها و خدمات ، بودجه را به صورت کارآمد و اقتصادی مدیریت کند. این ممکن است شامل انجام تجزیه و تحلیل هزینه و سود و ارزیابی ریسک باشد. شایان ذکر است که هزینه کم لزوماً با ارزش بیشتر برابر نیست. خصوصیاتی از قبیل کیفیت و دوام نیز در تعیین اینکه آیا خرید نشان دهنده ارزش پول است یا خیر.
2. انصاف: تهیه نباید درمان ترجیحی را برای افراد یا تأمین کنندگان فراهم کند. تمام پیشنهادات باید بر اساس میزان تأمین نیازهای سازمان ، عینی ارزیابی شوند.
3. رقابت: سازمان ها باید از چندین تأمین کننده به دنبال پیشنهادات رقابتی باشند ، مگر اینکه دلایل خاصی برای انجام این کار وجود نداشته باشد ، مانند ارائه دهنده منبع تنها که در آن خوب یا خدمات فقط از یک فروشنده واحد در دسترس است.
4. کارآیی: فرآیندهای تهیه باید به طور مؤثر انجام شود تا به حداکثر رساندن ارزش و جلوگیری از تاخیر کمک کند.
5. شفافیت: سازمانها باید اطلاعات مربوط به تهیه مربوطه را در اختیار همه قرار دهند ، از جمله عموم و همچنین تأمین کنندگان. اطلاعات فقط در صورت وجود دلایل قانونی یا سایر دلایل معتبر برای انجام این کار باید محرمانه نگه داشته شوند.
6. یکپارچگی: کسانی که اقدام به تهیه عمومی می کنند ، همیشه باید تلاش کنند تا به عنوان قابل اعتماد ، قابل اعتماد ، صادق و مسئول تلقی شوند. از وجوه باید برای هدف مورد نظر و به نفع عمومی استفاده شود.
7. پاسخگویی: افراد درگیر در فرآیند تهیه در برابر اقدامات و تصمیمات خود پاسخگو هستند. آنها موظفند فعالیتهای تهیه را به طور دقیق گزارش دهند ، از جمله هرگونه خطا.

تهیه و امور مالی

در بسیاری از شرکت ها ، تیم های تدارکات و امور مالی به عنوان بخش های جداگانه فعالیت می کنند. از نظر تاریخی ، آنها بعضی اوقات به یک دلیل اصلی اختلاف نظر داشته اند: تهیه پول صرف می کند ، در حالی که امور مالی بر سودآوری متمرکز است ، که گاهی اوقات به معنای یافتن راه هایی برای هزینه کمتر است.

با این حال ، یک همکاری استراتژیک بین دو گروه می تواند به طور کلی از تجارت سود ببرد ، تا حدودی به این دلیل که هر گروه می تواند بینش های منحصر به فردی در مورد عملکرد تجارت ارائه دهد. به عنوان مثال ، یک تیم تهیه شده خوب ممکن است درک عمیقی از چگونگی کالاها و خدمات با دقت با دقت داشته باشد که می تواند به گروه های تجاری کمک کند تا سودآوری را به حداکثر برسانند. این به گروه مالی کمک می کند تا تصویر کلی بهتری از هزینه های شرکت و چگونگی تأثیر آن بر خط پایین داشته باشد. نرم افزار یکپارچه مدیریت زنجیره تأمین که می تواند اطلاعات را از سراسر تجارت ، از جمله امور مالی ، وصل کند ، ابزاری مهم برای ایجاد شکاف سنتی است و به تیم ها کمک می کند تا در کنار هم برای پیشبرد اهداف تجاری همکاری کنند. نرم افزار مدیریت زنجیره تأمین همچنین می تواند با ارائه اطلاعات مورد نیاز برای شاخص های کلیدی عملکرد (KPI) در قالب ساده و قابل فهم برای تیم تهیه خود ، به پیشرفت در جهت اهداف کمک کند.

تهیه KPI

با نظارت بر KPI های تهیه ، مشاغل می توانند باعث افزایش کارایی فرآیند تهیه خود شوند ، پیشرفت را به سمت اهداف تجاری پیگیری کرده و زمینه هایی را برای بهبود شناسایی کنند. در اینجا برخی از KPI های تهیه شده معمولاً اندازه گیری شده است:

زمان چرخه سفارش خرید: میانگین تعداد ساعت ها یا روزهای لازم برای پردازش نیازها و ارسال سفارشات خرید را برای تأمین کنندگان نظارت کنید.

زمان چرخه سفارش خرید = # ساعت یا روز لازم برای پردازش نیازها و ارسال سفارشات خرید به تأمین کنندگان / # سفارشات خرید ارسال شده به تأمین کنندگان

زمان سرب تأمین کننده: میانگین تعداد روزهای لازم برای تهیه تأمین کنندگان پس از دریافت سفارش خرید.

زمان سرب تأمین کننده = # روزها لازم است که کالاها (ها) پس از دریافت سفارش خرید سفارش خرید / کل # سفارشات خرید ارسال شده به تأمین کننده

تعداد تأمین کنندگان: داشتن تأمین کنندگان بیشتر گزینه های بیشتری را به شرکت می دهد اما کار اداری را نیز افزایش می دهد. بسیاری از گروه های تدارکاتی تعداد فروشندگان را در شبکه های تأمین کننده خود نظارت می کنند و به طور دوره ای تأمین کنندگان کم مصرف را برای افزایش کارآیی حذف می کنند.

نرخ نقص تأمین کننده: یک اندازه گیری مهم از کیفیت تأمین کننده ، این معمولاً به عنوان تعداد قطعات معیوب تقسیم بر تعداد کل قطعات ارائه شده اندازه گیری می شود.

نرخ نقص تأمین کننده = # قطعات معیوب از فروشنده / کل # قطعات از همان فروشنده

در دسترس بودن تأمین کننده: این توانایی هر تأمین کننده را برای پاسخگویی به خواسته های آخرین لحظه یا اضطراری اندازه گیری می کند.

در دسترس بودن تأمین کننده = # از زمان تأمین کننده سفارشات تجاری / # سفارشات ارسال شده به تأمین کننده

دقت تحقق: این درصد سفارشاتی را که تأمین کنندگان به طور دقیق پر می کنند اندازه می گیرد و سفارش خرید را دقیقاً مطابقت می دهد.

صحت تحقق = # سفارشات دقیق از تأمین کننده / کل # سفارشات از همان تأمین کننده

کل ROI فرآیند تهیه: این ارزش استراتژی تهیه یک تجارت را به سازمان ارائه می دهد. این نسبت پس انداز سالانه ایجاد شده توسط گروه تهیه به کل مبلغ سالانه صرف شده برای تهیه است.

ویدئو: نرم افزار تهیه چیست؟

چگونه فناوری می تواند به مدیریت تهیه کمک کند

مانند تقریباً در هر زمینه دیگری از تجارت ، فناوری می تواند بهره وری گروه های تهیه را افزایش دهد ، در حالی که هزینه های فرآیند را تا 30 ٪ کاهش می دهد. همچنین می توانید مراحل مانند درخواست پیشنهادات ، ایجاد سفارشات و پرداخت لوازم با استفاده از راه حل های ERP با نرم افزار تهیه را ساده کنید. همچنین می تواند تیم ها را قادر به تجزیه و تحلیل بهتر پس انداز و پیگیری عملکرد تأمین کننده کند.

داشبوردهای تهیه ، KPI های تهیه شده و معیارهای انتخاب شده را در یک صفحه نمایش نشان می دهند تا شرکت ها بتوانند به راحتی روندهای مهم و مشکلات لکه دار را رصد کنند. شما می توانید معیارهایی مانند عملکرد فروشنده ، کل هزینه ، معاملات برجسته را ردیابی کنید. راه حل های پیشرو شامل داشبورد از پیش تنظیم شده برای نقش های مختلف در شرکت ، با امکان سفارشی کردن داشبورد بر اساس نیاز هر کاربر است.

تهیه می تواند نقش اساسی در سودآوری و موفقیت کلی یک تجارت داشته باشد. این شامل طیف گسترده ای از فعالیت های مرتبط است که هر یک از آنها برای اطمینان از کسب و کار بیشترین ارزش را به جزئیات نیاز دارد. راه حل های نرم افزاری مدیریت زنجیره تأمین می تواند به تسریع ، ساده سازی ، تجزیه و تحلیل و کاهش هزینه کل فرآیند تهیه کمک کند.