نحوه کاهش هزینه ها و بهبود سودآوری

دریابید که چگونه هزینه ها را به درستی کاهش داده و ایده های سریع کاهش هزینه را بدست آورید.

کاهش هزینه ها به طور حتم سریعترین و ساده ترین راه برای بهبود سودآوری تجارت شما است. معرفی یک سیستم کنترل هزینه می تواند پس انداز فوری را به همراه داشته و اطمینان حاصل کند که در طولانی مدت رقابت می کنید.

کنترل هزینه سیستماتیک

با شناسایی مراکز اصلی هزینه خود شروع کنید. اینها ممکن است خرید ، تولید ، فروش و بازاریابی ، امور مالی و مدیریت باشد. بیانیه سود و زیان خود را برای شش ماه گذشته ارزیابی کنید و تمام هزینه های خود را از بالاترین تا کمترین رتبه بندی کنید و سپس کار خود را به پایین بیاورید و مناطقی را که می توانید هزینه های خود را پس انداز کنید ، مشخص کنید.

برای استفاده از تاکتیک های صرفه جویی در هزینه در مناطقی که بیشترین پاداش را مشاهده خواهید کرد ، تمرکز کنید:

• آیا می توانید با برون سپاری برخی از کارها ، یا استفاده از شخصی به صورت پاره وقت به جای تمام وقت ، در دستمزد پس انداز کنید؟
• اگر هزینه های بیمه زیاد است ، سعی کنید یک تأمین کننده جدید و ارزان تر جستجو کنید.
• هزینه های دیگر مانند وام های تجاری با نرخ ثابت بلند مدت یا قراردادهای قیمت ثابت برای مواد اولیه در کوتاه مدت دشوار است. با این حال ، توجه داشته باشید که چه زمانی این موارد برای تجدید هستند و قصد دارند تا برای تأمین کنندگان مناقصه کنند.

مقایسه هزینه های واقعی با بودجه

هزینه های واقعی خود را ثبت کرده و آنها را با مبلغ اختصاص داده شده در بودجه خود مقایسه کنید. سعی کنید بدانید که چرا بین آنچه شما قصد خرج کردن و آنچه در واقع خرج کرده اید ، اختلاف وجود دارد. هرچه هزینه بیش از حد بزرگتر باشد ، دامنه بیشتری برای پس انداز وجود دارد.

هزینه های واقعی بالاتر از هزینه های بودجه شما معمولاً نشانگر فضای کاهش هزینه ها است. هزینه های پایین ممکن است نشان دهنده مدیریت خوب باشد ، اما همچنین ممکن است نشان دهنده کاهش کیفیت یا مشکلات بالقوه باشد.

صفحه گسترده راهی آسان برای ضبط و مقایسه هزینه ها به طور منظم مانند ماهانه است. به طور دوره ای کارهایی را که انجام می دهید و نحوه انجام آن را مرور کنید.

معیار کسب و کار خود در برابر سایر مشاغل مشابه ممکن است نشان دهد که عملکرد شما زیر استاندارد است. به عنوان مثال ، سطح هدر رفتن شما ممکن است بالاتر از میانگین صنعت باشد. این فرصتی برای اجرای راه حل های صرفه جویی در هزینه و تعیین اهداف است.

چه کسی باید درگیر شود؟

در صورت امکان هر یک از مسئولیت یک شخص یا مدیر را هزینه کنید. اگر یک شخص مسئول آن هزینه در کل تجارت باشد ، برخی از هزینه ها آسان تر خواهد بود. کارمندان خود را درگیر کنترل هزینه کنید. به آنها انگیزه ای بدهید تا ایده های صرفه جویی در هزینه را ارائه دهند و از آنها بپرسید که چه عواملی باعث ایجاد مشکلات برای آنها می شود یا وقت خود را هدر می دهد.

اگر دلایل تغییرات را توضیح دهید و آنها مزایای تجارت را درک می کنند ، کارمندان با ابتکارات کنترل هزینه همکاری می کنند.

مشتریان و تأمین کنندگان خود را درج کنید. هنگامی که تأمین کنندگان آگاه هستند که شما هزینه ها را مشاهده می کنید ، ممکن است شروع به تیز کردن مدادهای خود کنند ، به خصوص اگر گزینه های خرید دیگر را در دسترس شما بدانند.

با مشتریان خود صحبت کنید زیرا ممکن است با از بین بردن ویژگی های غیر ضروری یا فرسودگی ، هزینه های خود را پس انداز کنید.

چند پس انداز آسان

برخی از هزینه ها وجود دارد که می توان با کمی خطر تأثیر منفی بر کیفیت و عملکرد کاهش یافت. برخی از پس اندازهای سریع عبارتند از:

• با دقت بررسی فاکتورهای تأمین کننده برای شارژ بیش از حد. نمونه های متداول ، صورتحساب مضاعف ، هزینه های نادرست و تخفیف های مفقود شده است.
• از بین بردن هزینه های غیر ضروری. از ظرفیت بیش از حد آشکار مانند خطوط تلفن بلااستفاده و رایانه ها در ساعت ها خلاص شوید.
• اندازه گیری بازده همه تبلیغات ، بنابراین می توانید آنچه را که کار نمی کند از بین ببرید.
• یافتن گزینه های دیگر برای تأمین کنندگان با قیمت بالا ، یا مذاکره تخفیف و شرایط پرداخت بهتر.
• اجتناب از بیش از حد مشخص ، مانند اجزای با کیفیت بالا برای یک محصول با کیفیت پایین.
• از بین بردن ناکارآمدی. سیستم های دستی و مبتنی بر کاغذ را شناسایی کنید که می توانند رایانه ای شوند.
• اجتناب از سفارشات مکرر کوچک. آنها وقت خود را تلف می کنند و ممکن است به این معنی باشد که تخفیف های خرید فله ای را از دست نمی دهید.

سایر فرصت های پس انداز

استفاده از یک رویکرد منظم به تمام هزینه های شما باید فرصت های دیگر برای کنترل هزینه ها را برجسته کند. در بسیاری از موارد ، کاهش هزینه ها شما را ملزم می کند که شیوه انجام کارها را تغییر دهید اما از پتانسیل خطر ابتلا به فعالیتهای اصلی تجارت خود آگاه باشید:

• هزینه های حقوق و دستمزد را با فعالیت های برون سپاری کاهش دهید.
• فرآیندهای طراحی مجدد برای از بین بردن تکثیر تلاش و زمان.
• بیشتر از فناوری و اتوماسیون استفاده کنید.
• برای بدست آوردن تخفیف های بهتر و ایجاد روابط محکم ، خرید با تأمین کنندگان کمتری را ادغام کنید.
• موافقت خود را با قراردادهای عرضه بلند مدت یا حجم خرید سالانه در ازای پایین آمدن قیمت ها و مذاکره در مورد شرایط پرداخت طولانی تر.
• دامنه محصول خود را برگردانید و عملکرد تولید را افزایش دهید.
• برای بررسی امور مالی و کاهش هزینه های بهره ، با بانکدار مشاغل کوچک NAB خود ملاقات کنید.
• با لگد زدن به فضای یدکی ، بیشترین استفاده را از محل خود کسب کنید.
• هزینه ارتباطات و سفر را با استفاده از ایمیل ، تماس های اینترنتی (مانند اسکایپ) یا از راه دور از راه دور در هر زمان ممکن کاهش دهید.

مشکلات احتمالی

کاهش هزینه ها می تواند تأثیر منفی داشته باشد ، بنابراین قبل از ایجاد هرگونه تغییر ، بررسی کنید که استانداردهای شما به خطر نیفتد و به توانایی شما در رسیدن به اهداف آسیب نمی رساند.

تقریباً هر صرفه جویی در هزینه ، روند نزولی بالقوه دارد. مثلا:

• وابستگی بیش از حد به یک تأمین کننده در صورت عدم موفقیت تأمین کننده شما را در معرض خطر قرار می دهد.
• برنامه های تولید و بازاریابی که ناشی از ملاحظات کاهش هزینه است ، کمتر به نیاز مشتری پاسخگو هستند.
• کنترل محکم تر تأمین مالی ممکن است شما را بدون حاشیه ایمنی در هنگام جریان پول نقد به طور غیر منتظره ضعیف کند. برای اطمینان از داشتن برخی از گزینه های تأمین مالی ، با بانکدار مشاغل کوچک NAB خود تماس بگیرید.
• کاهش هزینه های کوتاه مدت "سرمایه گذاری" مانند آموزش ، تبلیغات ، تجهیزات یا توسعه محصول جدید می تواند منجر به نقاط ضعف طولانی مدت شود.

هزینه کارمند شما

کاهش هزینه ها هنگامی که تأثیر مستقیم بر کارمندان خواهد داشت ، یک چالش دشوار است. به عنوان مثال ، کاهش زمان آموزش و ملاقات اغلب در طولانی مدت ضد تولید است.

شرایط نامناسب کار ، پرداخت و مزایا نیز باعث جذب و حفظ کارمندان با کیفیت نمی شود و کارمندان را که اقامت می کنند از بین می برد. تغییر شرایط و ضوابط کارمند موجود به ضرر کارمند ، می تواند نقض تعهدات قانونی شما به عنوان یک کارفرما باشد ، بنابراین ابتدا مشاوره تخصصی دریافت کنید. همچنین ممکن است به روحیه طولانی مدت آسیب برساند. از طرف دیگر ، معرفی روشهای بهبود یافته می تواند دشوار و گران باشد. ممکن است کارمندان در برابر تغییر مقاوم باشند و ممکن است نیاز به آموزش اضافی داشته باشند.

با مشاوران خود صحبت کنید

سرانجام ، به یاد داشته باشید که مشاوران تجاری خود را ، مانند بانکدار مشاغل کوچک NAB و حسابدار خود در برنامه کنترل هزینه خود درج کنید.

حسابداران به طور معمول با بسیاری از مشاغل سر و کار دارند و در موقعیت خوبی قرار دارند تا به شما در شناسایی و نظارت بر "مقصر هزینه" کمک کنند و راه هایی برای کاهش هزینه ها و بهبود سود کسب و کار را پیشنهاد می کنند.