ساده سازی مدیریت معاملات با اتاق برای املاک و مستغلات

جای تعجب نیست که قرارداد معمولی املاک و مستغلات 50 روز طول می کشد. این معاملات پیچیده ، بسیار تنظیم شده ، با محوریت کاغذ است که شامل بسیاری از افراد و حجم زیاد اسناد می شود. اکثر کارگزاران از امضای الکترونیکی برای ساده سازی و سرعت بخشیدن به امضای قرارداد استفاده می کنند ، اما آنها هنوز هم برای بقیه مراحل توافق نامه به گردش کار دستی خسته کننده هستند. در نتیجه ، معاملات هنوز مدت زمان طولانی طول می کشد و مستعد خطاها هستند و برای متخصصان املاک و مستغلات و مشتریان آنها خطر و ناامیدی ایجاد می کنند.

یک راه حل نرم افزاری مدیریت معامله مانند اتاق های Docusign برای املاک و مستغلات می تواند با اجازه دادن به نمایندگان ، هماهنگ کنندگان معاملات و کارگزاران برای ایجاد یک فضای کاری مرکزی ، ایمن و دیجیتال برای کلیه فرآیندها و پرونده ها در یک معامله ، این فرآیندهای دستی و دستی را از بین ببرد. در این وبلاگ ، ما چالش های یک فرایند املاک و مستغلات مبتنی بر کاغذ را مرور می کنیم و اینکه چگونه اتاق های املاک و مستغلات می توانند به حل این چالش ها کمک کنند تا تجربیات بهتری را برای همه طرف های درگیر ایجاد کنیم.

چگونه بدانید که آیا به نرم افزار مدیریت معامله نیاز دارید

هنگامی که کارگزاران ، نمایندگان و هماهنگ کنندگان معاملات مجبور به پر کردن مدارک ، لیست های چک دستی کامل و تعقیب به روزرسانی در مورد وضعیت قرارداد هستند ، می تواند معاملات را کند کرده و پتانسیل خطای انسانی را معرفی کند. چنین ناکارآمدی همچنین مانع از گذراندن وقت بیشتر با مشتری و رشد مشاغل خود می شود. مدیریت معاملات املاک و مستغلات با استفاده از فرآیندهای مبتنی بر کاغذ ، چالش های قابل توجهی را برای کارگزاری ایجاد می کند:

• عدم استاندارد سازی. هر نماینده و هماهنگ کننده معاملات می توانند از یک رویکرد متفاوت برای مدیریت اسناد املاک و مستغلات استفاده کنند و کارگزاران را بدون دید در جایی که می توانند فرایندها و کارکنان پشتیبانی را بهبود بخشند ، رها می کند.
• خطر انطباقهنگامی که متخصصان املاک و مستغلات باید اشکال مختلفی را پر کنند ، می توانند به راحتی از یک زمینه غافل شوند یا اطلاعات نادرست را وارد کنند. بدون دیدگاه اصلی در معاملات ، کارگزاری قادر به تأیید نیست که تمام مراحل صحیح به پایان رسیده است.
• سیستم های خاموشحتی هنگامی که یک کارگزاری از امضای الکترونیکی استفاده می کند ، بدون مکان اصلی برای مدیریت اسناد و یک گردش کار یکپارچه پایان به پایان ، که تمام سیستم های شما را از سرب به نزدیک متصل می کند ، مأمورین می توانند ناامید شوند و در نهایت ممکن است به کارگزاری منتقل شوند که ارائه می دهدروند یکپارچه تر

چگونه اتاق های املاک و مستغلات می توانند کمک کنند

یک سیستم مدیریت معامله (TMS) می تواند این چالش های کارگزاری را حل کند و سرعت معاملات را تسریع کند - این به معنای پول بیشتری برای نماینده و کارگزاری است. با داشتن اتاق های Docusign برای نمایندگان املاک و مستغلات و هماهنگ کنندگان معاملات می توانند یک اتاق امن و مجازی را تنظیم کنند که در آن هر مرحله از فرآیند معامله را انجام می دهد ، از پر کردن فرم ها و جمع آوری امضاها گرفته تا تکمیل لیست های کارگزاری و مصوبات. یک الگوی قابل تنظیم و قابل استفاده مجدد برای هر اتاق از طریق مراحل انجام یک معامله راهنما را راهنمایی می کند. این به کارگزاران اجازه می دهد تا اسناد مورد نیاز را استاندارد سازی کرده و لیست های کار ، تاریخ و یادآوری های مقرر را تنظیم کنند. استاندارد سازی همچنین به بهبود انطباق کمک می کند ، بنابراین می توانید در شب خوب بخوابید و بدانید که هر مرحله از معامله صحیح ، تکمیل و قابل شنیدن است.

در حالی که در یک معامله معمولی در املاک و مستغلات مراحل مداوم وجود دارد ، هر بنگاه کارها را کمی متفاوت انجام می دهد. کارگزاری ها می توانند اتاق ها را برای مطابقت با گردش کار منحصر به فرد ، مجوزهای کاربر و سلسله مراتب اداری سفارشی کنند.

ساختن یک سکوی متصل آسان است زیرا اتاق ها به طور طبیعی با CRM های بهترین نژاد و سیستم های پشتی ادغام می شوند. API های قوی اتصال به سیستم های اضافی را ساده می کنند. این ادغام نیاز به تایپ دستی و بازپرداخت اطلاعات را کاهش می دهد ، باعث صرفه جویی در وقت ، کاهش خطاها می شود و به ایجاد مدرن تجربه تجربه املاک و مستغلات کمک می کند.

DocUsign متعهد است که کارگزاران و نمایندگان را در کنترل داده های خود نگه دارد و یک استاندارد و خط مشی داده ایجاد کرده است که از حریم خصوصی کاربران و حقوق دسترسی به داده ها محافظت می کند. کارگزاری هنگام استفاده از اتاق برای املاک و مستغلات ، مالکیت و کنترل تمام داده ها را حفظ می کند.

اتاق های املاک و مستغلات چگونه کار می کنند؟

اتاق های Docusign برای املاک و مستغلات یک راه حل نرم افزار املاک و مستغلات مبتنی بر ابر برای کارگزاران و نمایندگان است که مدیریت کل معاملات را ارائه می دهد. از اتاق های املاک و مستغلات می توان برای مدیریت کلیه اسناد معامله استفاده کرد:

• توافق نامه خریدار/فروشنده
• افشای فروشنده
• توافق نامه پیشنهاد
• نسخه های احتمالی
• ضمیمه ها را تعمیر کنید
• اصلاحات
• ارزیابی
• گواهینامه های بازرسی در خانه
• سیاستهای بیمه
• اسناد برنامه گارانتی خانه
• افشای بسته شدن
• بیانیه های پایانی تخمین زده شده

کارگزاری می تواند گردش کار را در اتاق ها سفارشی کند تا با نحوه عملکرد شرکت آنها مطابقت داشته باشد ، اسناد مورد نیاز را استاندارد سازی کند ، لیست های کار را تعیین کند ، تاریخ موعد مقرر و یادآوری هایی که می توانند در هر اتاق مجدداً مورد استفاده قرار گیرند. هر نقشی در کارگزاری مجوزهای مختلفی دارد. در اتاق ها ، کارگزاران می توانند نقش ها و مجوزها را پیکربندی کنند تا اطمینان حاصل شود که شرکت کنندگان فقط می توانند در اسناد مورد نظر خود را ببینند و اقدام کنند.

هنگامی که یک نماینده یا هماهنگ کننده معامله در اتاق ها معامله را آغاز می کند ، اعضای تیم بر اساس پیکربندی حساب خود به طور خودکار اضافه می شوند. آنها همچنین می توانند دعوت های داخلی و خارجی را برای همکاری با افراد اضافی ارسال کنند.

نماینده یا هماهنگ کننده معامله سپس فرم ها را برای طرفین مناسب برای بررسی و یا امضا آماده می کند. تهیه فرم ها ساده است زیرا اتاق ها به نمایندگان اجازه می دهد تا به آخرین انجمن ، MLS یا فرم های خاص کارگزاری مورد نیاز برای معامله دسترسی پیدا کنند. DocUsign مشارکت مستقیم با انجمن ها را حفظ می کند تا اطمینان حاصل کند که شما همیشه نسخه صحیح و به روز یک فرم را با برچسب و آماده برای رفتن دریافت می کنید. اتاق ها همچنین با سیستم های CRM ارتباط برقرار می کنند تا به طور خودکار زمینه های مناسب را در اسناد جمع کنند ، مانند قیمت لیست ، آدرس ، نام خریدار و اطلاعات.

با استفاده از Docusign Esignature ، از قبل با اتاق های املاک و مستغلات یکپارچه شده است ، نماینده می تواند دعوت نامه ها را به خریداران و فروشندگان ارسال کند تا اسناد را بررسی و امضا کنند. گیرندگان می توانند از هر دستگاهی تقریباً به صورت عملی و امضایی قابل اعتماد الکترونیکی مرور و ثبت نام کنند. پس از امضای ، فرم ها در اتاق ایمن خواهند ماند و به عامل اطلاع داده می شود.

اتاق ها همچنین می توانند به نگه داشتن نمایندگان و هماهنگ کنندگان معاملات با لیست کار از پیش تعریف شده برای هر معامله کمک کنند. این تضمین می کند که همه نمایندگان دقیقاً بدانند که از کدام فرم ها استفاده می شود و کدام مراحل برای هر نوع معامله را انجام می دهد ، تا فرآیندها را در سراسر کارگزاری سازگار و سازگار نگه دارند.

در عین حال ، رهبران کارگزاری می توانند بر پیشرفت معاملات نظارت کنند. این امر به آنها امکان می دهد در صورت لزوم قدم بگذارند و به آنها کمک کنند یا راه هایی برای ایجاد کارآیی بیشتر را کشف کنند. بر اساس پیکربندی تأیید وظیفه خود ، آنها می توانند اطمینان حاصل کنند که نمایندگان از روند تعریف شده خود پیروی می کنند و با چندین سطح تأیید نظارت کامل دارند.

اتاق های املاک و مستغلات همچنین می توانند برای بیرون کشیدن و ورودی داده ها با نرم افزار حسابداری پشتی ارتباط برقرار کنند و به نمایندگان و کارگزاران این امکان را می دهند تا در اسرع وقت پرداخت کنند. این کارآیی و گردش کار را بهبود می بخشد تا متخصصان املاک و مستغلات بتوانند معاملات را سریعتر ، با ریسک کمتر ، با هزینه های کمتر و با تجربیات بهتر برای همه افراد درگیر انجام دهند.

چگونه کارگزاری ها از اتاق های املاک و مستغلات برای کاهش هزینه ها و افزایش بهره وری استفاده می کنند

Dilbeck Real Estate ، یک کارگزاری مستقل و خانوادگی با 14 دفتر در سراسر کالیفرنیای جنوبی ، اتاق هایی را مستقر کرد تا به 600 نماینده خود کمک کند تا بیشتر از دفتر خارج شوند اما به روند معامله در ارتباط هستند. با اطمینان از نمایندگان ، کارمندان و مشتریان به اسناد مورد نیاز برای پردازش معامله ، اتاق ها بخش اعظم کار یک معامله را از بین می برد.

نمایندگان Dilbeck لیست های کار را در اتاق ها برای هر معامله تنظیم کردند تا اطمینان حاصل شود که تمام مراحل لازم قبل از بسته شدن معامله ، تصویب شده است. اگر ممیزی وجود داشته باشد ، رهبران کارگزاری اطمینان دارند که همه پرونده ها کامل و سازمان یافته هستند.